Коротко

Электронный счёт-фактура в налоговой системе и документ в учётной базе описывают одну и ту же поставку, но почти никогда не совпадают построчно. У поставщика номенклатура называется по-своему, единицы измерения другие, поставка пришла частями, счёт выписан позже или исправлен. Бухгалтер тратит часы на то, чтобы найти пары и объяснить расхождения. Эту часть ИИ делает хорошо.

Решать, что делать с расхождением, ИИ не должен. Принять НДС к зачёту, отозвать счёт, написать поставщику претензию, подписать документ ЭЦП: это остаётся у человека.

Ниже четыре системы, с которыми мы сталкиваемся: ЭСФ в Казахстане, RO e-Factura в Румынии, e-Factura в Молдове и номера распределения в Израиле. Для каждой расписано, где болит, что берёт на себя агент и что он только готовит к решению.

Почему сверка не решается одной формулой

Если бы у каждой строки был общий ключ, сверку сделал бы обычный отчёт. На практике ключа нет. Вот что мы видим в выгрузках бухгалтерий:

  • Разные названия. В ЭСФ «Кабель ВВГнг-LS 3х2,5 (бухта 100 м)», в 1С «ВВГ 3*2.5 нг LS».
  • Разные единицы. Поставщик выставляет в метрах, склад принимает бухтами.
  • Частичные поставки. Один счёт на три приходных документа или наоборот.
  • Исправления. Исправленный или дополнительный счёт приходит через две недели после исходного.
  • Опечатки в реквизитах. Другой номер договора, другая дата, контрагент с похожим названием.
  • Дубли. Тот же счёт пришёл ещё раз в PDF на почту и был заведён вручную.

Сравнить суммы и найти точные совпадения по номеру и БИН может обычный код, и так и надо делать. ИИ нужен на остатке: сопоставить названия, догадаться, что 100 метров это одна бухта, связать исправленный счёт с исходным, объяснить расхождение человеческим языком. Считать деньги модель не должна: все суммы сравнивает код, модель только предлагает пары и пишет пояснение.

Казахстан: ЭСФ и 1С

По новому Налоговому кодексу, который действует с 2026 года, счёт-фактуру выписывают в электронной форме, не раньше даты оборота и не позже 15 календарных дней после неё (статьи 492 и 493 Налогового кодекса РК). Ставка НДС теперь 16%. Входящие ЭСФ бухгалтерия видит в ИС ЭСФ и сопоставляет с поступлениями в 1С, чтобы учёт, вычет НДС и декларация сходились.

Часть работы 1С уже умеет. В 1С:Бухгалтерии для Казахстана, начиная с релиза 3.0.28.2, в отчёты по наличию счетов-фактур добавлены оборот и НДС из ЭСФ, по ним можно сравнить суммы с документами базы (описание на pro1c.kz). Начните с этого отчёта: он бесплатный и находит расхождения по суммам.

Что остаётся бухгалтеру и где помогает агент:

  1. ЭСФ без поступления в 1С. Агент ищет приход по контрагенту, сумме и периоду, даже если номер договора записан иначе, и предлагает пару с объяснением.
  2. Поступление без ЭСФ. Список поставщиков, которые не выписали счёт в срок, и черновик письма каждому.
  3. Расхождения по позициям. Агент сопоставляет строки ЭСФ с номенклатурой 1С по смыслу и показывает, где разница: цена, количество, единица, ставка НДС.
  4. Исправленные и отозванные счета. Агент связывает их с исходными и отмечает, какой документ в 1С нужно поправить.
  5. Сводка на утро. Вместо таблицы на 2 000 строк бухгалтер получает 30 пунктов, по каждому причина и предложенное действие.

Для товаров, которые учитываются в модуле «Виртуальный склад» ИС ЭСФ, и для СНТ добавляется третий источник. Логика та же, только сверяются три таблицы вместо двух.

Как подключить агента к 1С без доработки конфигурации, мы подробно разбирали в статье про ИИ для 1С. У ИС ЭСФ есть официальный API для учётных систем, но для пилота хватает выгрузок из обеих систем.

Румыния: RO e-Factura и 60 дней на скачивание

В Румынии все B2B-счета с 2024 года, а B2C с 2025 года проходят через систему RO e-Factura налоговой службы ANAF. С 1 января 2026 года на загрузку счёта отводится пять рабочих дней, раньше было пять календарных (OUG 89/2025).

Для бухгалтерии покупателя важны две детали. Первая: входящие счета лежат в системе для скачивания 60 дней с момента публикации (процедура ANAF). Не скачали вовремя, и XML придётся просить у поставщика. Вторая: вернуть счёт через систему нельзя. Покупатель может отправить поставщику сообщение с возражениями, а исправление делает поставщик по правилам Налогового кодекса.

Где помогает агент:

  • каждый день забирает новые XML из SPV и складывает их в архив, чтобы ничего не пропало через 60 дней;
  • сверяет счёт с заказом, приходом и банковской выпиской до оплаты;
  • находит дубли и счета от поставщиков, которых нет в справочнике;
  • готовит текст сообщения поставщику по каждому расхождению, отправляет его бухгалтер.

Молдова: e-Factura не для всех

В Молдове система e-Factura работает давно, но обязательна она не для всех. По статье 117 Налогового кодекса её применяют поставщики по госзакупкам и плательщики из списка Государственной налоговой службы, а список регулярно пополняется приказами. Консультанты пишут о переходе к обязательной e-Factura для всех B2B-счетов, но нормативного акта с такой датой мы на конец октября 2026 года не нашли.

Из-за этого у молдавской компании обычно два потока входящих счетов: электронные из e-Factura и бумажные или PDF от остальных. Агент приводит оба к одной таблице, сверяет с учётной базой и показывает, какие поставщики уже в e-Factura, а какие нет. На PDF и сканах как раз работает распознавание, которое мы описывали в статье о том, как AI-агент проверяет документы.

Израиль: номер распределения и вычет НДС

В Израиле с 2024 года работает реформа «Счета Израиля». Покупатель может принять к вычету НДС по счёту выше порога, только если у счёта есть номер распределения (מספר הקצאה) от Налогового управления. Порог снижали по шагам: 25 000 ₪, затем 20 000, с 1 января 2026 года 10 000, а с 1 июня 2026 года 5 000 ₪ до НДС (директива Налогового управления от 7 декабря 2025 года).

После снижения порога до 5 000 ₪ номер нужен на большой доле обычных счетов поставщиков. Учётные программы поставщиков обычно запрашивают его автоматически, но бывают счета без номера, с чужим номером или с номером, который не соответствует сумме. Проверить номер можно на сервисе Налогового управления.

Задача агента здесь узкая и очень понятная:

  • выбрать из входящих счетов те, что выше порога;
  • проверить, что номер распределения есть, и сверить его данные со счётом;
  • до подачи отчёта по НДС дать список счетов, по которым вычет под риском, и черновик запроса поставщику на иврите или английском.

Для русскоязычных бухгалтеров в Израиле агент объясняет каждое расхождение по-русски, а письмо поставщику пишет на иврите.

Как устроен агент сверки

Схема одна для всех четырёх стран, меняются только источники.

  1. Сбор. Выгрузка из налоговой системы (ИС ЭСФ, SPV, e-Factura, данные о номерах распределения) и из учёта (1С, другая ERP, банк). На пилоте это файлы, позже API.
  2. Точное сопоставление кодом. Номер документа, БИН или налоговый код, дата, сумма. Обычно так закрывается большая часть пар.
  3. Нечёткое сопоставление моделью. На остатке модель сравнивает названия, единицы, частичные поставки и исправления и предлагает пары с уверенностью и объяснением.
  4. Проверка кодом. Каждую предложенную пару код перепроверяет по суммам и НДС. Если модель ошиблась, пара не проходит.
  5. Сводка для человека. Список расхождений с причиной, ссылкой на оба документа и предложенным действием.
  6. Решение и действие. Бухгалтер подтверждает, отклоняет или правит. Агент может создать черновик документа в учёте и черновик письма поставщику, но не проводит и не отправляет без подтверждения.

Качество меряем на прошлых периодах: берём месяц, который бухгалтерия уже сверила вручную, и смотрим, сколько пар агент нашёл правильно и сколько пропустил. Без такой проверки запускать агента в работу мы не советуем.

Где нужен человек

Агент готовит решение, но не принимает его. Принять НДС к вычету или перенести его на следующий период, отозвать или исправить счёт, подписать документ ЭЦП или квалифицированным сертификатом, предъявить поставщику претензию по цене или количеству: всё это делает бухгалтер или финансист. Закрытый период и отчётность агент не трогает вовсе.

Отдельный случай: смена банковских реквизитов у давнего поставщика. Это классическая схема мошенничества, поэтому агент такую смену только подсвечивает и никогда не переносит в справочник сам.

Сюда же относятся персональные данные: в счетах ИП и физлиц они есть. Что можно отправлять во внешние модели, разобрано в статье про персональные данные в ChatGPT и Claude.

Как начать без разработки

Первую сверку можно сделать за вечер. Выгрузите из ИС ЭСФ реестр входящих счетов за месяц, из 1С отчёт по наличию счетов-фактур полученных или реестр поступлений, удалите лишние столбцы и отдайте оба файла Claude или ChatGPT в бизнес-тарифе с задачей: найти пары, перечислить непарные документы, все суммы брать только из файлов и указывать строку. Ответ модели проверьте по первым десяти расхождениям вручную.

Если разбор нужен каждую неделю и на нескольких юрлицах, пора делать агента. Это наша работа: ИИ-агенты для учёта и ИИ-ассистент по документам для счетов, актов и договоров. Больше сценариев для финансов в статье ИИ в финансах компании. Как финансовые директора собирают сверки в ChatGPT и Claude своими руками, видно по семинару для Казатомпрома.

FAQ

Может находить пары и расхождения, если получает выгрузки из ИС ЭСФ и 1С или подключён к ним через API. Суммы при этом сравнивает код, а модель сопоставляет названия, единицы и исправленные счета и объясняет расхождения. Решение по каждому расхождению принимает бухгалтер.

Встроенный отчёт 1С сравнивает оборот и НДС по документам. Агент разбирает то, что отчёт показывает как «не сходится»: другое название позиции, частичную поставку, исправленный счёт. И пишет, что с этим сделать.

В личный аккаунт не стоит. В бизнес-тарифах ChatGPT и Claude данные по умолчанию не идут на обучение моделей. Если в счетах есть персональные данные ИП и физлиц, их маскируют или обрабатывают моделью в своём контуре.

Входящие счета доступны в системе 60 дней. Агент, который каждый день забирает новые XML в архив, снимает этот риск. Если срок прошёл, XML придётся запрашивать у поставщика.

На сервисе Налогового управления по номеру распределения проверяются данные счёта поставщика. Агент делает то же самое для всех входящих счетов выше порога и показывает те, по которым вычет НДС под риском.

Источники